가장 먼저 시도할 것: 자동 맞춤 배율 설정
페이지 레이아웃 탭 → 페이지 설정 그룹 오른쪽 아래 작은 화살표를 클릭하면 '페이지 설정' 대화상자가 열린다. '페이지' 탭에서 '자동 맞춤'을 선택하고 '용지 너비 1', '용지 높이 1'로 입력하면 전체 내용이 한 장에 강제로 축소된다.
더 빠른 방법은 페이지 레이아웃 탭의 '크게 인쇄/작게 인쇄' 그룹에서 '너비'와 '높이' 드롭다운을 각각 '1페이지'로 바꾸는 것이다. 대화상자를 열지 않고 바로 적용된다.
설정 후에는 반드시 Ctrl+P로 인쇄 미리보기를 열어 페이지 수가 1로 표시되는지 확인한다. 여기서 1이 아니면 아래 원인들을 순서대로 확인한다.
배율을 줄여도 글자가 너무 작아지거나 여전히 안 맞을 때
자동 맞춤을 적용했는데 배율이 지나치게 작아진다면, 실제로 필요하지 않은데 넓게 잡힌 열이나 여백이 원인인 경우가 많다. 인쇄할 표에서 내용이 거의 없는데 넓게 늘려놓은 열이 있는지 확인하고 열 너비를 줄인다.
페이지 설정 대화상자의 '여백' 탭에서 위/아래/좌/우 여백을 줄이면 인쇄 가능 영역이 넓어져 배율을 덜 줄여도 한 장에 들어간다. '페이지 가운데 맞춤'은 체크 여부와 무관하게 배율에는 영향이 없으니 신경 쓰지 않아도 된다.
여백과 열 너비를 조정한 뒤에는 자동 맞춤을 다시 눌러(용지 너비 1, 높이 1) 배율을 재계산시켜야 효과가 반영된다.
표 오른쪽 열 한두 개만 다음 장으로 넘어갈 때
보기 탭 → '페이지 나누기 미리보기'를 클릭하면 실제 인쇄 경계가 파란 점선/실선으로 표시된다. (상태 표시줄 우측 하단의 페이지 아이콘으로도 진입 가능) 넘어가는 열이 파란 선 밖에 있다면 그 선을 마우스로 드래그해 안쪽으로 당긴다.
주의할 점은, 페이지 설정에서 '자동 맞춤'이 켜져 있는 상태라면 이 선을 드래그하는 순간 배율이 자동으로 재계산돼 지정한 경계까지 억지로 축소된다. 원하는 결과가 아니라면 자동 맞춤을 끄고 '용지 너비/높이' 값을 직접 조정하는 방식으로 바꿔서 시도한다.
페이지 나누기 미리보기에서 조정한 내용은 저장하면 유지되므로, 파일을 다시 열었을 때 배열이 흐트러지지 않았는지 한 번 더 확인한다.
인쇄 영역이 실제 표보다 넓게 잡혀 있을 때
데이터가 없는 빈 열이나 행까지 인쇄 영역에 포함돼 있으면 그만큼 페이지가 늘어난다. Ctrl+End를 눌러 커서가 이동하는 셀이 실제 마지막 데이터보다 훨씬 오른쪽/아래라면, 예전에 서식만 적용했다가 지운 빈 영역이 '사용된 범위'로 남아있는 것이다.
이 경우 진짜 마지막 데이터 이후의 열과 행을 통째로 선택한 뒤 '서식 지우기'(홈 탭 → 지우기 → 서식 지우기)를 적용하고 파일을 저장한다. 그래야 Ctrl+End의 이동 위치가 실제 데이터 범위로 줄어든다.
또는 페이지 레이아웃 탭 → 인쇄 영역 → 인쇄 영역 설정으로 원하는 셀 범위만 직접 다시 지정하면 불필요한 영역이 인쇄 대상에서 빠진다.
여러 시트를 동시에 인쇄할 때 확인할 점
페이지 설정(배율, 여백, 인쇄 영역)은 시트마다 개별적으로 저장된다. 한 시트에서 '한 페이지에 맞춤'을 적용해도 다른 시트에는 적용되지 않으므로, 여러 시트를 한 번에 인쇄한다면 각 시트에서 따로 설정하거나 시트를 모두 선택한 상태에서 페이지 설정을 적용해야 한다.
인쇄 전 Ctrl+P 화면에서 페이지를 한 장씩 넘겨보며 시트별로 실제 몇 장이 나오는지 확인하는 것이 가장 확실하다.